Collab vs Czat w Bitrix24: Który Lepszy dla Twojego Zespołu?

Wybór między Collab a tradycyjnym czatem w Bitrix24 może znacząco wpłynąć na efektywność Twojego zespołu. Podczas gdy oba narzędzia służą do komunikacji, każde z nich oferuje unikalne możliwości i zastosowania.

Collab wyróżnia się zaawansowanymi funkcjami do zarządzania projektami i współpracy z klientami, jednak czat zapewnia szybką, bezpośrednią komunikację w czasie rzeczywistym. Dla wielu zespołów wybór między tymi narzędziami nie jest oczywisty.

W tym poradniku szczegółowo przeanalizujemy różnice między Collab a czatem w Bitrix24, pomagając Ci podjąć najlepszą decyzję dla Twojego zespołu. Przyjrzymy się kluczowym funkcjom, scenariuszom użycia i praktycznym zastosowaniom obu rozwiązań.

Spis treści

1. Podstawowe różnice między Collab a Czatem

2. Funkcjonalność i Narzędzia

3. Bezpieczeństwo i Uprawnienia

4. Scenariusze Użycia

5. Koszty i Skalowalność

6. Wnioski

Referencje

Podstawowe Różnice Między Collab a Czatem

Przestrzeń robocza Collab i standardowy czat w Bitrix24 reprezentują dwa różne podejścia do komunikacji zespołowej. Przede wszystkim, Collab został stworzony z myślą o współpracy z użytkownikami zewnętrznymi, takimi jak freelancerzy, kontrahenci czy klienci 1.

Główne Cechy Collab

Collab wyróżnia się jako kompleksowa przestrzeń robocza, gdzie wszystkie narzędzia do współpracy znajdują się w jednym miejscu. Użytkownicy zewnętrzni, nazywani gośćmi, mają dostęp do dedykowanej przestrzeni projektowej, gdzie mogą:


  • prowadzić dyskusje w czacie collabu
  • wymieniać się plikami
  • zarządzać zadaniami
  • tworzyć wspólne wydarzenia


Ponadto, cała historia komunikacji jest zachowywana, nawet po opuszczeniu collabu przez uczestnika.

Kluczowe Funkcje Czatu

Natomiast czat w Bitrix24 koncentruje się na szybkiej, bezpośredniej komunikacji wewnętrznej. System czatów oferuje różnorodne opcje, w tym czaty osobiste, publiczne, prywatne oraz grupowe. Czaty osobiste zapewniają poufność - nawet administratorzy nie mają do nich dostępu.


Jednocześnie czat umożliwia:


  • prowadzenie rozmów wideo
  • udostępnianie ekranu
  • przesyłanie plików i linków
  • organizowanie szybkich spotkań zespołowych

Porównanie Interfejsów

Interfejs Collab został zaprojektowany z naciskiem na zarządzanie projektami - głównym miejscem pracy jest czat collabu, gdzie można tworzyć zadania bezpośrednio z wiadomości. W przypadku standardowego czatu, interfejs skupia się na szybkiej komunikacji i jest dostępny zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i mobilnej.


Warto zaznaczyć, że w obu przypadkach użytkownicy mogą dostosować narzędzia do własnych potrzeb - wyciszyć powiadomienia, przypiąć ważne konwersacje czy ukryć nieaktywne czaty. Dodatkowo, oba rozwiązania oferują zaawansowane opcje wyszukiwania, pozwalające na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji czy dokumentów.

Funkcjonalność i Narzędzia

Narzędzia dostępne w Bitrix24 znacząco usprawniają codzienną pracę zespołową poprzez zaawansowane funkcje zarządzania plikami oraz system zadań.

Zarządzanie Plikami

Bitrix24 oferuje rozbudowany system przechowywania i zarządzania dokumentami. Wszystkie pliki dodane do czatu collabu, wydarzeń i zadań automatycznie trafiają do dedykowanego folderu Załadowane pliki. Ponadto, użytkownicy mogą tworzyć osobne foldery dla lepszej organizacji dokumentów.


System zapewnia integrację z popularnymi narzędziami, takimi jak Dokumenty Google i Office 365 7. Dzięki temu zespoły mogą edytować dokumenty online bez konieczności opuszczania platformy. Jednocześnie platforma umożliwia tworzenie folderów grupowych dla konkretnych działów lub projektów.


Szczególnie istotną funkcją jest system uprawnień dostępu. Administratorzy mogą precyzyjnie określać, kto może przeglądać, edytować i usuwać pliki na dysku collabu. W przypadku poufnych dokumentów, możliwe jest ograniczenie dostępu do wybranych użytkowników.

System Zadań

Bitrix24 wyróżnia się zaawansowanym systemem zarządzania zadaniami. Platforma oferuje różnorodne widoki zarządzania projektami:


  • Tablica Kanban
  • Wykres Gantta
  • Metodologia Scrum
  • Lista zadań


Użytkownicy mogą tworzyć zadania bezpośrednio z wiadomości w czacie lub poprzez dedykowane menu 9. Każde zadanie może zawierać listy kontrolne, podzadania oraz system monitorowania czasu .


Szczególnie przydatną funkcją jest możliwość tworzenia szablonów zadań. Gdy zespół często przypisuje podobne zadania, szablon pozwala zaoszczędzić czas poprzez automatyczne wypełnianie szczegółów, w tym podzadań i list kontrolnych 7.


System zadań wspiera również automatyzację procesów. Platforma umożliwia automatyczne tworzenie zadań cyklicznych oraz automatyzację przepływu pracy. Dodatkowo, funkcja CoPilot wspiera zespoły poprzez generowanie opisów zadań, list kontrolnych i komentarzy z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.


Dla lepszej kontroli nad projektami, system oferuje szczegółowe raporty o zadaniach, zarządzanie obciążeniem pracy oraz monitorowanie wydajności zespołu. Kierownicy projektów mogą śledzić postępy prac i przewidywać potencjalne opóźnienia dzięki wbudowanym narzędziom analitycznym.

Bezpieczeństwo i Uprawnienia

System bezpieczeństwa w Bitrix24 zapewnia kompleksową ochronę danych przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności w zarządzaniu uprawnieniami. Platforma wykorzystuje zaawansowane protokoły szyfrowania HTTPS do bezpiecznej transmisji dokumentów

Kontrola Dostępu w Collab

Właściciel collabu otrzymuje pełną kontrolę nad przestrzenią roboczą i może precyzyjnie określać uprawnienia dla poszczególnych uczestników. System uprawnień dzieli się na dwa główne obszary:


  • Zarządzanie collabem:
  • Zapraszanie nowych uczestników
  • Wysyłanie wiadomości na czacie
  • Edycja ustawień collabu
  • Zarządzanie moderatorami


Przede wszystkim, właściciel collabu posiada pełny dostęp do wszystkich funkcji i może przydzielać dodatkowe uprawnienia moderatorom. Ponadto, system pozwala na włączenie opcji wyświetlania historii czatu dla nowych uczestników, co zwiększa przejrzystość komunikacji.


Szczególnie istotnym aspektem jest przechowywanie plików - dokumenty są dostępne na serwerze wyłącznie podczas edycji, a następnie zostają automatycznie usunięte. Natomiast wszystkie dane pozostają w collabie nawet po usunięciu uczestnika.

Zarządzanie Uczestnikami w Czacie

System zarządzania uczestnikami w czacie został zaprojektowany z myślą o maksymalnym bezpieczeństwie. Czaty osobiste są w pełni poufne - nawet administratorzy Bitrix24 nie mają do nich dostępu.


W przypadku współpracy z zewnętrznymi użytkownikami, platforma oferuje dwa rozwiązania:


  • Goście collabu - mają dostęp wyłącznie do narzędzi collabu
  • Użytkownicy ekstranetu - otrzymują szerszy dostęp do funkcji Bitrix24


Warto zaznaczyć, że goście nie są wliczani do ogólnej liczby użytkowników w ramach planu, w przeciwieństwie do użytkowników ekstranetu. Dodatkowo, system automatycznie blokuje dostęp do platformy zwolnionym pracownikom.


Dla zwiększenia bezpieczeństwa, właściciel collabu może w dowolnym momencie wykluczyć uczestnika z przestrzeni roboczej. W takim przypadku osoba traci dostęp do wszystkich zasobów collabu, jednak historia jej działań pozostaje zachowana.

Scenariusze Użycia

Praktyczne zastosowanie narzędzi komunikacyjnych Bitrix24 zależy od konkretnych potrzeb zespołu i charakteru współpracy. Przeanalizujmy najskuteczniejsze scenariusze wykorzystania obu rozwiązań.

Kiedy Wybrać Collab

Collab sprawdza się przede wszystkim w sytuacjach wymagających długoterminowej współpracy z zewnętrznymi partnerami 8. Szczególnie efektywny okazuje się podczas:

  • Realizacji złożonych projektów z freelancerami
  • Współpracy z kontrahentami przy długofalowych inicjatywach
  • Prowadzenia szkoleń dla pracowników przez zewnętrznych ekspertów 
  • Koordynacji działań z klientami przy wieloetapowych projektach

Ponadto, Collab zapewnia kompleksowe środowisko do zarządzania dokumentacją projektową, zachowując całą historię komunikacji nawet po zakończeniu współpracy.

Kiedy Lepszy Jest Czat

Standardowy czat Bitrix24 znajduje najlepsze zastosowanie w codziennej komunikacji wewnętrznej 15. Jest idealnym wyborem gdy:

  • Zespół potrzebuje szybkiej wymiany informacji
  • Wymagana jest natychmiastowa reakcja na pytania pracowników
  • Organizowane są spontaniczne spotkania online
  • Prowadzone są wewnętrzne konsultacje między działami

Natomiast czat publiczny sprawdza się najlepiej w sytuacjach dotyczących całej organizacji, gdzie wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do informacji.

Przykłady z Życia Firm

Skuteczność obu narzędzi najlepiej ilustrują rzeczywiste przypadki ich wykorzystania. Firma Mobilblitz Geißler & Ulrich GbR wykorzystuje platformę do efektywnego łączenia około 40 oddziałów, koncentrując się na wewnętrznej komunikacji.

Jednocześnie, inna firma prawnicza zoptymalizowała obsługę klientów poprzez centralizację komunikacji w jednym miejscu. Wdrożenie systemu pozwoliło na:

  • Automatyczne przypisywanie rozmów do odpowiednich spraw
  • Natychmiastowe reagowanie na zapytania klientów
  • Efektywne zarządzanie dokumentacją prawną

FRoSTA LLC wykorzystuje platformę do organizacji międzynarodowych grup projektowych, eliminując potrzebę długich wątków mailowych 3. Properters, niewielka firma o ograniczonych zasobach, dzięki narzędziom Bitrix24 działa z efektywnością znacznie większej organizacji.

Szczególnie interesującym przypadkiem jest International Assurance Limited PCC, która wykorzystuje zautomatyzowane rozwiązania CRM do zarządzania interakcjami z klientami. System umożliwia precyzyjne śledzenie historii kontaktów i automatyzację rutynowych zadań.

Koszty i Skalowalność

Struktura cenowa Bitrix24 została zaprojektowana z myślą o elastycznym dostosowaniu do potrzeb różnych organizacji. Platforma oferuje cztery główne plany taryfowe, każdy z unikalnymi możliwościami i ograniczeniami.

Model Cenowy

Bitrix24 wyróżnia się na rynku oferując plan darmowy bez ograniczeń czasowych 16. Podstawowe plany cenowe kształtują się następująco:

  • Free - całkowicie bezpłatny
  • Basic - 249/199zł miesięcznie
  • Standard - 499/399zł miesięcznie
  • Professional - 999/799zł miesięcznie

Przede wszystkim, każdy plan oferuje różną przestrzeń dyskową:

  • Free: 5 GB 
  • Basic: 24 GB 
  • Standard: 100 GB 
  • Professional: 1024 GB 

Ponadto, firma oferuje możliwość obniżenia kosztów poprzez wybór rozliczenia rocznego. W przypadku większych organizacji, dostępne są również plany Enterprise z przestrzenią dyskową od 3 TB do 100 TB.

Ładowanie cen Bitrix24. Czekaj...

Limity Użytkowników

System limitów użytkowników jest precyzyjnie określony dla każdego planu:

  • Free - bez ograniczeń liczby użytkowników
  • Basic - maksymalnie 5 użytkowników
  • Standard - do 50 użytkowników
  • Professional - limit 100 użytkowników
  • Enterprise - od 100 do 10 000 użytkowników

Jednocześnie, platforma wprowadza istotne rozróżnienie między typami użytkowników. Użytkownicy ekstranetu są wliczani do ogólnej liczby użytkowników dostępnych w ramach planu, natomiast goście collabów nie podlegają tym ograniczeniom.

W przypadku przekroczenia limitu użytkowników:

  1. System automatycznie blokuje dostęp nowym użytkownikom
  2. Administratorzy otrzymują powiadomienie o przekroczeniu limitu
  3. Licznik dostępnych miejsc aktualizowany jest co 30 dni

Dla zapewnienia stabilności systemu, wprowadzono również limit 1000 jednoczesnych niezamkniętych konwersacji na agenta. W sytuacji przekroczenia limitu użytkowników, administratorzy mają dwie opcje:

  • Usunięcie nieaktywnych użytkowników z listy
  • Aktualizacja planu do wersji z większym limitem

System zarządzania użytkownikami oferuje również zaawansowane funkcje kontroli dostępu. Administratorzy mogą:

  • Monitorować aktywność użytkowników
  • Zarządzać uprawnieniami dostępu
  • Konfigurować automatyczne zamykanie nieaktywnych konwersacji

Warto zaznaczyć, że platforma umożliwia elastyczne zarządzanie przestrzenią roboczą poprzez system magazynów, który jest dostępny bez ograniczeń we wszystkich planach taryfowych. Dodatkowo, każdy plan zawiera podstawowe narzędzia do współpracy, takie jak czat, wideorozmowy, kalendarz oraz bazę wiedzy.

Wnioski

Podsumowując, wybór między Collab a standardowym czatem w Bitrix24 zależy głównie od charakteru współpracy zespołowej. Collab sprawdza się najlepiej podczas długoterminowych projektów z zewnętrznymi partnerami, zapewniając kompleksowe środowisko do zarządzania dokumentacją i komunikacją.

Przede wszystkim, standardowy czat Bitrix24 pozostaje niezastąpiony w codziennej, szybkiej komunikacji wewnętrznej. Elastyczny system uprawnień oraz zaawansowane funkcje bezpieczeństwa chronią dane firmowe, jednocześnie ułatwiając współpracę między działami.

Natomiast różnorodne plany cenowe, od darmowego po zaawansowane opcje Enterprise, pozwalają dostosować narzędzia do potrzeb i możliwości każdej organizacji. Bitrix24 udowadnia, że skuteczna komunikacja zespołowa nie wymaga kompromisów między funkcjonalnością a bezpieczeństwem.

Referencje

[1] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/23813592/
[2] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/18397192/
[3] - https://www.bitrix24.com/articles/bitrix24-the-key-to-unlocking-greater-productivity-for-small-teams.php
[4] - https://www.live-agent.pl/reviews/recenzja-oprogramowania-call-center/bitrix24-4/
[5] - https://www.bitrix24.pl/prices/compare_cloud_plans.php
[6] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/23715598/
[7] - https://www.bitrix24.pl/tools/tasks_and_projects/project-collaboration.php
[8] - https://www.bitrix24.pl/blogs/aktualnosci/poznaj-bitrix24-collaby.php
[9] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/23760376/
[10] - https://www.bitrix24.pl/blogs/aktualnosci/bezpieczenstwo-danych-w-bitrix24.php
[11] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/23674710/
[12] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/23660738/
[13] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/21981280/
[14] - https://helpdesk.bitrix24.com/open/23751602/
[15] - https://helpdesk.bitrix24.pl/open/20476820/
[16] - https://www.bitrix24.pl/tools/crm/sales-team-collaboration.php
[17] - https://helpdesk.bitrix24.com/open/9481865/
Używamy plików cookies
Preferencje plików cookie
Poniżej możesz znaleźć informacje o celach, do których my i nasi partnerzy używamy plików cookie i przetwarzamy dane. Możesz skorzystać z preferencji dotyczących przetwarzania i/lub poznać szczegóły na stronach internetowych naszych partnerów.
Analityczne pliki cookie Wyłącz wszystkie
Funkcjonalne pliki cookie
Inne pliki cookie
Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Dowiedz się więcej o naszej polityce plików cookie.
Akceptuj wszystkie Odrzuć wszystkie Zmień preferencje
Cookies
Z technologiami Bitrix24. Twórz strony internetowe online
Zgłoś nadużycie