Bitrix24 – Twój system działa czy tylko istnieje?

Bitrix24 to wszechstronny ekosystem do zarządzania firmą – komunikacja zespołowa, CRM, projekty, automatyzacja procesów, a nawet obsługa klienta. Jednak sam zakup licencji nie gwarantuje sukcesu. Kluczem jest świadome, przemyślane wdrożenie. Jako partner Bitrix24, na bazie naszych doświadczeń z wdrożeń dla firm z różnych branż, przygotowaliśmy przewodnik łączący teorię z praktyką.

Spis treści

1. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY PRZY WDROŻENIU

2. NIEOCZYWISTE MOŻLIWOŚCI BITRIX24 - SPRAWDŹ CO TRACISZ

3. AUTOMATYZACJA: MNIEJ MOŻE OZNACZAĆ WIĘCEJ

4. KIEDY BITRIX24 PRZESTAJE DZIAŁAĆ? I CO MOŻNA WTEDY ZROBIĆ

5. SAMODZIELNY AUDYT BITRIX24 – CHECKLIST

6. PODSUMOWANIE


1. Masz system ... ale czy masz porządek? Najczęstszy błąd po wdrożeniu

Wiele firm, które wdrożyły Bitrix24, przez pierwsze tygodnie (czasem miesiące) działa na fali entuzjazmu. Wszystko jest nowe, uporządkowane, zadania trafiają na listy, CRM zbiera leady, a komunikacja zaczyna wyglądać bardziej profesjonalnie. Ale później... często wraca chaos. Dlaczego?

Praktyczna metodologia

Bo Bitrix24 nie jest rozwiązaniem jednorazowym – to żywy organizm, który wymaga opieki, przeglądów, i adaptacji do zmieniającej się firmy.

Najczęstsze objawy „porzucenia systemu”:

  • Duplikujące się leady i kontakty w CRM
  • Zadania bez właściciela, terminu lub celu
  • Brak ustalonych statusów projektów
  • Ręczne raportowanie mimo gotowych szablonów
  • Zespół wraca do maili i Excela, „bo tak szybciej”

🎯 Z doświadczenia: po 6–9 miesiącach od wdrożenia wiele firm potrzebuje „drugiego podejścia” – nie dlatego, że Bitrix24 jest zły, tylko dlatego, że zespół nie miał okazji, czasu lub zasobów, żeby go rozwijać.

Co warto zrobić?

  • Przeprowadzić wewnętrzny audyt: co działa, co nie.
  • Zgłosić się do partnera Bitrix24 na „odświeżenie” systemu.
  • Zaktualizować strukturę CRM, statusy projektów i uprawnienia.

2. NIEOCZYWISTE MOŻLIWOŚCI BITRIX24 - SPRAWDŹ CO TRACISZ

Bitrix24 to nie tylko CRM i zadania. W systemie kryją się funkcje, które – odpowiednio skonfigurowane – potrafią radykalnie zwiększyć efektywność, ale często są kompletnie pomijane, bo… nie były potrzebne na starcie.

🧩 Oto kilka przykładów, które warto poznać (i wdrożyć):

1. Automatyczne reguły w Kanbanie

Ustawianie akcji (np. przypisania osoby, wysłania maila, zmiana statusu) przy przejściu zadania do kolumny. Idealne dla działów handlowych, projektowych i helpdesku.


2. Workflows / Procesy biznesowe

Możesz tworzyć całe przepływy akceptacji (np. wnioski urlopowe, zatwierdzanie faktur, onboardingi pracowników).


3. Szablony zadań i checklisty

Brzmi banalnie, ale wielu użytkowników wciąż klika „nowe zadanie” od zera. A przecież można tworzyć gotowe szablony z terminami, odpowiedzialnymi osobami i checklistami.


4. Tablica ogłoszeń / Strona intranetowa

Wewnętrzny komunikator to nie wszystko – możesz stworzyć tablicę z aktualnościami, dokumentacją czy działem HR.


5. Zautomatyzowana komunikacja z klientami

E-mail/SMS/WhatsApp z poziomu CRM – idealne do lead nurturingu, przypomnień, statusów realizacji.

💡 Wskazówka: zrób przegląd zakładki „Automatyzacja” i „Reguły CRM” – tam kryją się prawdziwe perełki.

3. Automatyzacja: mniej może oznaczać więcej

Bitrix24 oferuje dziesiątki modułów – od czatu, przez zarządzanie projektami, po automatyzacje dokumentów. Ale nie musisz (i nie powinieneś) odpalać ich wszystkich na raz, to Ty użytkujesz system - zapewne doskonale sobie zdajesz sprawę jak łatwo wpaść w organizacyjny nieład.

Automatyzacyjny chaos

Częsty scenariusz po wdrożeniu? Firma zaczyna „zabawę” z automatyzacjami. I kończy się to tym, że:

  • każde zadanie dostaje 3 przypomnienia,
  • klient dostaje 4 maile po jednym kliknięciu,
  • CRM przypisuje leady na podstawie pola, które nikt nie wypełnia.

Efekt? Zespół ignoruje powiadomienia, system przestaje być wiarygodny, a leady znów się gubią.

Zasada jest prosta:

Automatyzuj tylko to, co rozumiesz i mierzysz.

✅ Automatyzacja, która działa:

  • Powiadomienie do opiekuna klienta po 24h od braku kontaktu
  • Automatyczne dodanie zadania przy zmianie statusu leada
  • Generowanie oferty PDF z szablonu po kliknięciu „Przygotuj ofertę”

❌ Automatyzacja, która przeszkadza:

  • Przypisanie trzech osób do każdego zadania
  • Zmiana statusów na podstawie niejasnych reguł
  • Autorespondery zbyt ogólne („Dziękujemy za kontakt...”) – bez dalszego działania

🎯 Z naszych wdrożeń: mniej znaczy więcej. Dobra automatyzacja ma czytelny cel, jeden trigger i jeden efekt.

4. Kiedy Bitrix24 przestaje działać? I co można wtedy zrobić

Nie chodzi o awarie, tylko o ten moment, w którym firma mówi: 

„No fajnie, ale jakoś to nie działa” albo „Znowu wróciliśmy do maili…”

Najczęstsze przyczyny nie używania Bitrix24


  • System został zrobiony „na start” i nigdy nie rozwinięty
  • Pracownicy nie przeszli aktualnych szkoleń
  • CRM nie odzwierciedla realnego procesu sprzedaży (bo firma się rozwinęła)
  • Nie ma osoby odpowiedzialnej za „utrzymanie” Bitrixa (administrator? product owner?)

🔧 Co można zrobić?

  • Zrobić audyt Bitrix24 – samodzielnie lub z partnerem
  • Zmienić strukturę CRM: nowe etapy, nowe pola, nowe raporty
  • Wdrożyć nowe moduły: dokumenty, baza wiedzy, wewnętrzny helpdesk
  • Wyznaczyć „właściciela systemu” – choćby jedną osobę, która go rozwija i dba o aktualność

💬 Bitrix24 nie przestaje działać — przestaje pasować, jeśli firma rośnie, a system stoi w miejscu.

5. Samodzielny audyt Bitrix24 – checklist

Oto prosta lista pytań, które możesz zadać sobie lub zespołowi, by sprawdzić, czy Twój system żyje, czy tylko „jest”:

  1. Czy mamy aktualną strukturę lejków sprzedażowych?
  2. Czy zadania mają przypisane osoby i terminy?
  3. Czy korzystamy z automatyzacji (i czy ktoś je rozumie)?
  4. Czy pracownicy wiedzą, jak czegoś szukać w systemie?
  5. Czy CRM generuje dla nas realne dane do decyzji?
  6. Czy mamy przynajmniej raz w kwartale przegląd Bitrix24?

🟩 5–6 odpowiedzi „tak” → jesteście na dobrej drodze
🟨 3–4 → warto się przyjrzeć
🟥 0–2 → system wymaga poważnego odświeżenia 

🟢 Podsumowanie

Masz Bitrix24. Masz ogromny potencjał. Ale potencjał to nie efekt.


Dobrze wdrożony i zarządzany Bitrix24:

  • skraca czas reakcji na leady,
  • eliminuje chaos zadaniowy,
  • daje dane do podejmowania decyzji,
  • integruje ludzi i narzędzia.

Jeśli czujesz, że Twój system mógłby działać lepiej – odezwij się.
Pomożemy Ci wyciągnąć z Bitrix24 to, za co już płacisz.

👉 Umów się na bezpłatny audyt lub przegląd Twojego wdrożenia:

Umów się na bezpłanty audyt

REZERWUJĘ TERMIN
Używamy plików cookies
Preferencje plików cookie
Poniżej możesz znaleźć informacje o celach, do których my i nasi partnerzy używamy plików cookie i przetwarzamy dane. Możesz skorzystać z preferencji dotyczących przetwarzania i/lub poznać szczegóły na stronach internetowych naszych partnerów.
Analityczne pliki cookie Wyłącz wszystkie
Funkcjonalne pliki cookie
Inne pliki cookie
Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Dowiedz się więcej o naszej polityce plików cookie.
Akceptuj wszystkie Odrzuć wszystkie Zmień preferencje
Cookies
Z technologiami Bitrix24. Twórz strony internetowe online
Zgłoś naruszenie